忘年会や新年会、新入社員の歓迎会などは、もはや会社の公式行事といっても過言ではないイベントです。
部署単位などではなく、会社全体での忘年会のように規模が大きくなるほど、失敗は許されないため、幹事の責任は重大です。
そこで、初めて忘年会の幹事を任された人のために、幹事の仕事内容や店選びのポイントなどについてご紹介します。
本来の仕事とは関係ないことながら、実は人物の評価とは無縁でないのが幹事の仕事の怖いところです。
実際、部下を持つ上司世代にアンケートを取ったところ、「幹事力が仕事に対する人物評価に影響を与えた」と回答した人は65％にも上りました。
幹事の主な仕事は「会計」「司会進行」「店の予約、参加者の確認と名簿の作成」など複数あります。
会計は前もって集金し、参加者名簿にチェックを入れる作業が必要になりますし、司会進行は、乾杯の音頭や締めの挨拶、上司の挨拶、余興などをあらかじめ人に頼んでおく必要があります。
さらに店の予約と参加者の確認は、日程を調整し参加人数を確認し、参加者が入る店を選ぶという、複数の作業を同時に進行させていく作業をしなければいけません。
当日は、会の進行をしながら飲み物や食べ物のオーダーをスムーズに行うだけでなく、途中で帰る人が帰りやすい雰囲気を作ると言った心配りも必要です。
忘年会の幹事を任されたら、次の流れで準備することになるでしょう。
※ひとつの例で絶対ではありません。
予算・日程の調整
↓
店の決定・予約
↓
忘年会のお知らせの配布
↓
上司への挨拶以来
↓
全員に出欠確認・参加者の名簿を作成
↓
店に人数を連絡・予算の確定
↓
集金
当日のプランについては集金後に作成するのでも問題ありません。
しかし、余興などを予定している場合は、上司の挨拶と同時に担当者に依頼しておきましょう。
また、余興を行うのに十分な設備があるかどうか店舗に確認することも大切です。
もし設備がない場合、「余興を変更するか、お店を変更するか」のどちらかについても検討しておくことが大切です。
「忘年会が成功するかどうかは店選びにかかっている」と言っても過言ではありません。
参加人数が決まったら、その人数が入れるだけの店を選ぶことになりますが、その際は1団体で部屋を借りられるお店を選ぶようにしましょう。
大人数になるため、オープンな空間では他のお客に迷惑をかけるかもしれません。
また、個室が狭くていくつかに部屋が分かれてしまうと会話も弾みません。
また高い予算設定もNGです。特別な記念でなければ去年の忘年会を参考にして、例年通りの規模にしましょう。
他に、わかりやすい場所であること、どの年代の人でも食べやすいメニューを用意していること、飲み放題が充実しているか、なども店選びのポイントです。
食べたいものなどは、全員の希望を叶えるのはできません。アンケートを取り、「希望がなければお任せで文句なし」ということにしておけば文句をつけられる心配もなくなります。
店が決まったら、場所が載っている地図を配布したりメールしたりして全員が迷いなく着けるようにしましょう。
また、二次会はカラオケに行くことが多いので、カラオケが近くにある店を選んだり、カラオケの場所をあらかじめ押さえておくと、盛り上がった雰囲気のまま二次会に突入できます。
忘年会での幹事力は、人物評価にも影響を与えます。
しっかり段取りを組んで、忘年会を成功させましょう。
